Портал «Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь» (СОДД НАФ) представляет собой информационный ресурс, который содержит архивные описания фондов, описей, дел и документов, хранящихся в государственных архивных учреждениях Республики Беларусь.

Цель портала – обеспечение удаленного доступа пользователям к архивным описаниям документов, хранящихся в государственных архивных учреждениях Республики Беларусь (по мере их формирования в АИС государственных архивов). В дальнейшем, при развитии системы, планируется обеспечить также доступ к копиям архивных документов в цифровом формате.

Представленная на портале информация интегрирует документальные ресурсы пяти республиканских (за исключением Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов в г.Дзержинске) архивных учреждений и двадцати пяти государственных архивов областного и зонального уровней.

Общая схема сохранения документов Национального архивного фонда (НАФ) в системе государственных архивных учреждений (ГАУ) выглядит примерно так:

Государственный архив - учреждение, предназначенное для хранения документов учреждений и физических лиц, осуществляющих (осуществлявших) свою деятельность (в общем случае) на территории, курируемой данным архивом. Выбор архива может определяться, кроме территориальной принадлежности, значимостью данного учреждения или физического лица в масштабах региона (области, республики)..

Источник комплектования данного архива (он же, как правило, Фондообразователь) - учреждение (предприятие, госорган, общественная организация и т.д.) или физическое лицо, которое сдает документы, сопровождающие его жизнедеятельность, в данный архив. 

Совокупность Документов каждого Источника комплектования образует в архиве Фонд данного источника (т.е. по сути Фонд и Источник комплектования с точки зрения архива - это одно и то же). Фонды архива нумеруются рядом натуральных чисел от 1 до N (в особых случаях могут иметь дополнительно буквенные индексы, например 1-п, т.е. партийный - КПБ-КПСС).

Если Источник комплектования является физическим лицом, его Фонд в архиве относится к Личным фондам. Целесообразность создания и хранения в архиве Личного фонда определяется экспертной комиссией и зависит от исторической, политической, творческой и т.п. значимости физического лица - Фондообразователя.

Структура Фонда следующая:

Документы сшиваются (объединяются) в дела (объём дела не должен превышать 999 листов) по их контекстным признакам (принадлежность к одному виду документов - например, приказы директора по управлению предприятием) и по временным характеристикам (с такого-то по такой-то период). Дело и называется в архивах Единицей хранения. В состав дела, как правило, включаются листы со служебной информацией, такие как Лист Использования (список лиц или учреждений, которым выдавалось данное дело для исследовательских или иных работ в читальном зале архива), Внутренняя опись документов, входящих в дело, Лист Заверитель (информация об общем количестве пронумерованных и прошитых листов документов в деле, имеющиеся артефакты - листы с плохо различимым текстом, пропущенные при нумерации или утраченные и т.п.).

Дела (опять же, по их контекстным признакам - например, Управленческая документация, или Документация по Личному составу) и по временным характеристикам (с такого-то по такой-то период) объединяются в Описи. Опись представляет из себя список дел данной Описи, содержащий: Номер дела в описи, Наименование дела, Крайние даты документов дела, Количество листов в деле.

Итак, структура хранения документов в архиве:

Фонд (источник комплектования);

(подразделяется на) Описи фонда;

Дела, входящие в состав каждой Описи;

Документы, входящие в состав каждого Дела.

При сдаче документов в архив Источник комплектования должен привести их в порядок (объединить в дела, дела объединить (описать) в описи), т.е. провести так называемую Научно-техническую обработку документов, выполняемую, как правило, с привлечением и оплатой работы кураторов из архива, в который сдаются документы данного Источника.

Для учета (в самом широком смысле - это и учёт хранимых документов, и учёт мероприятий по обеспечению сохранности документов, и организация приёма новых (комплектование) документов, и учёт создания цифровых копий, и создание научно-справочного аппарата поисковой системы во всём массиве документов) хранимых в государственных архивах документов служит автоматизированная информационная система государственного архива (АИС Архив). В рамках этой системы создаётся и сохраняется база данных архивных описаний (АО) на каждую из сущностей структуры хранения документов в архиве: Фонды, Описи, Дела, Документы.

Исходя их всего вышесказанного, при поиске архивных описаний Фондов было бы неплохо знать, в каком из Архивов хранится документация интересующей Вас организации (источника комплектования), если Вы знаете Фонд (источник комплектования) и Архив, то можно, исходя из названия нужной Вам Описи, сузить круг поиска до конкретного Дела, а уже внутри Дела найти архивное описание (или даже Цифровую копию) интересующего Вас Документа.

Работа по ведению баз данных архивных описаний ведется в той же иерархической последовательности: Фонды => Описи => Дела => Документы. Поэтому, в СОДД НАФ введены практически все архивные описания на фонды архивов, в значительной степени - на описи этих фондов, в меньшей степени на сегодняшний день описаны дела, ещё в меньшей - конкретные документы. Но эта огромная работа по наполнению баз данных с архивными описаниями фондов, описей, дел и документов идет во всех архивных учреждениях, также осуществляется оцифровка архивных документов. Поэтому, недалек тот день, когда не выходя из дома можно будет получить необходимую информацию из архивных учреждений нашей страны.