В рамках выполнения поручения Совета Министров Республики Беларусь в части оптимизации делопроизводственных процессов в государственных органах Департаментом по архивам и делопроизводству 18 февраля 2026 года проведено практическое занятие с руководителями и работниками структурных подразделений госорганов, в функции которых входит документационное обеспечение управления, по вопросам организации работы с документами, а также формирования электронных дел и организации их архивного хранения.

Открыл мероприятие директор Департамента по архивам и делопроизводству О.Л.Воинов, который отметил, что оптимизация служебной переписки – сегодня задача первостепенной важности, поскольку грамотная организация работы с документами существенно влияет на эффективность работы всего госоргана. Решение стоящей задачи – это работа всего госаппарата, которая потребует изменения стиля и методов в управленческом процессе, подчеркнул директор Департамента.

В 2026 году, в первую очередь, планируется детальное изучение работы с документами в госорганах, допустивших рост документооборота в 2025 году. В последующем будет сделан контрольный срез состояния документооборота в госорганах за полугодие в сравнении с аналогичным периодом 2025 года и во втором полугодии будет вестись точечная работа с остальными госорганами.

По результатам проведенной работы мы предполагаем достичь оптимизацию документообразования за счет сокращения внутренней переписки в госорганах, максимального решения вопросов с подведомственными организациями бездокументно, подчеркнул О.Л.Воинов.

Отдельно директор Департамента О.Л.Воинов нацелил госорганы на необходимость формирования электронных дел посредством ведомственных СЭД в целях достижения к 2030 году доли электронных дел в общем объеме ежегодного документооборота госорганов не менее 50 %.

Начальник управления делопроизводства и протокольной работы Аппарата Совета Министров Республики Беларусь Н.В.Шастиловская отметила важность поставленной Правительством задачи по оптимизации служебной переписки в госорганах. Соблюдение требований к оформлению документов, направляемых на рассмотрение в Правительство, является значимой составляющей в организации документооборота в госорганах, способствующей исключению возврата некачественно подготовленных документов, подчеркнула Н.В.Шастиловская.

Директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела А.Е.Рыбаков на основании разработанных Методических рекомендаций по оптимизации документообразования и документооборота в государственных органах, иных организациях разъяснил основные подходы к организации данной работы в госорганах. Основной акцент был сделан на применение мер по оптимизации служебной переписки путем введения в практику работы бездокументного обмена информацией по текущим управленческим вопросам, минимизации служебной переписки с подведомственными организациями и при взаимодействии структурных подразделений.

На вопросах работы с электронными документами и организации их архивного хранения остановилась Т.А.Шевченко, заведующий отделом делопроизводства и формирования НАФ Национального архива Республики Беларусь, которая отметила необходимость активизации работы по формированию электронных дел без бумажных аналогов и обеспечению их сохранности путем организации работы по передаче электронных дел в ведомственные системы архивного хранения для дальнейшей передачи в Информационную систему архива электронных документов НАФ.

По окончании практического занятия директором Департамента О.Л.Воиновым проведено рабочее совещание с представителями госорганов, допустивших в 2025 году рост документооборота.

1–4. Участники практического занятия. 5. Директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела А.Е.Рыбаков. 6. Заведующий отделом делопроизводства и формирования НАФ Национального архива Т.А.Шевченко. 7. Рабочее совещание с представителями госорганов, допустивших в 2025 году рост документооборота.